Здоровые советы

Начиная свое дело, большинство людей пишет бизнес-план, продумывает множество финансовых моментов, но в последнюю очередь думает про архивное хранение документов и дел. Хотя на самом деле стоит продумать этот момент с самого начала, чтобы в какой-то момент не обнаружить себя в панике ищущим важную бумагу.

Подготовительная работа

Если вы хотите заниматься архивом самостоятельно, то сначала придется серьезно подготовиться. Прежде всего, вам нужно будет разобраться в том, какие документы подлежат обязательному хранению, а какие — нет. Все, что нужно хранить, стоит сразу же складывать в отдельные файлы и папки, а их размещать в короба. При этом, необходимо сразу же создавать опись.

Поэтому на подготовительном этапе вам нужно будет всерьез озаботиться тем, чтобы купить все необходимое для хранения. Разумеется, в разумных пределах. В дальнейшем вы сможете докупать все необходимое.

Кроме того, стоит продумать, где именно будет находиться ваш архив. Идеальным вариантом является отдельное помещение, но для малого бизнеса можно обойтись и крупным сейфом.

Архивная работа

Если начать заниматься вопросами хранения со старта, то сам архив не должен доставлять вам много проблем. Просто нужно своевременно размещать документы в нужные папки и обязательно дополнять опись.

А также обеспечивать защиту архива от доступа третьих лиц.

Сложности могут возникнуть, только если потребуется взаимодействие с государственными архивами. Чаще всего, такая необходимость возникает на завершающей стадии работы компании, когда вы ликвидируетесь. В этом случае ряд документов, особенно касающихся личных дел сотрудников, необходимо сдать в госархивы. При этом подготовка документов к архивному хранению требует специальных знаний и опыта. Бумаги должны быть соответствующим образом оформлены и описаны.

Помощь посредников

На одной из вышеперечисленных стадий вам может показаться, что вы тратите свое время совсем не на то, чем действительно хотите заниматься. И вам в голову может прийти идея обратиться к посредникам. Во многих случаях такое решение, действительно, является правильным и оправданным. Особенно если речь идет не о крошечном ИП с парой сотрудников, а о достаточно большой компании, где работают хотя бы несколько десятков людей. Профессиональные архивариусы сделают всю работу четко быстро и в полном соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.